Bản mô tả công việc một số phòng ban trong tổ chức

Bản mô tả công việc là công cụ hữu hiệu thu hút nhân tài, là phương tiện hỗ trợ đắc lực của nhà quản trị trong việc xây dựng dựng và triển khai thực hiện các chiến lược nhân sự. Bản mô tả công việc hiệu quả là tiền đề không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhằm phục vụ chọn đúng người đúng việc.

Trong bài viết dưới đây, nghiepvunhansu.com sẽ chia sẻ với các bạn bản mô tả công việc của một số phòng ban tiêu biểu trong tổ chức

>>> Xem thêm: Cách giữ chân nhân sự tài giỏi

1. Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là một văn bản trình bày những chức năng và nhiệm vụ, mô tả những công việc mà phòng ban cần phải thực hiện trong thời gian nhất định. Ngoài ra, còn cung cấp thông tin về những yêu cầu năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.

Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện không đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.

Bản mô tả công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nhân sự: lên kế hoạch tuyển dụng, ra quyết định lựa chọn nhân sự; bố trí nhân sự sắp xếp phân công công việc và theo dõi thực hiện; đánh giá thực hiện công việc; lập kế hoạch phát triển nhân lực, đào tạo và phát triển nghề nghiệp; đánh giá giá trị công việc để xây dựng thang bảng lương.

Dưới đây, nghiepvunhansu.com sẽ chia sẻ với các bạn bản mô tả công việc với nhiệm vụ, chức năng tiêu biểu của 03 phòng ban chính quan trọng trong doanh nghiệp, cùng theo dõi nhé

 

2. Chức năng và nhiệm vụ Phòng kế toán tài chính

Phòng Kế toán tài chính là bộ phận đắc lực hỗ trợ nhà lãnh đạo, ban giám đốc công ty theo dõi và quản lý dòng tiền trong tổ chức. Để đảm bảo tuyển dụng kế toán và xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên bộ phận kế toán theo yêu cầu, chiến lược của Công ty cần xây dựng bản mô tả công việc trong đó xác định những chức năng và nhiệm vụ nổi bậc sau

Chức năng:

• Thực hiện tất cả những công việc thuộc nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán ….
• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
• Theo dõi, phản ánh sự luân chuyển dòng vốn kinh doanh cũng như lợi nhuận của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
• Phối hợp với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, liên kết với các phòng ban cùng xây dựng và triển khai các chiến lược hữu hiệu nhằm mục đích phát triển doanh nghiệp bền vững.
• Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Mội trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội.

Nhiệm vụ:

• Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
• Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty.
• Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty.
• Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc Công ty.

3. Chức năng và nhiệm vụ Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận thúc đẩy tình hình sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ, xây dựng thương hiệu marketing. Bộ phận kinh doanh với những chức năng và nhiệm vụ nhằm mang lại kết quả công việc là tăng năng suất lao động, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bản mô tả công việc cụ thể:

Chức năng: học hành chính nhân sự tốt nhất

• Chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
• Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng, lên phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
• Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
• Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo định kỳ theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
• Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…

Nhiệm vụ:

• Kiểm soát và phát triển quan hệ khách hàng

Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu và quảng bá, tiếp thị).

Xây dựng các chính sách riêng theo từng nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện theo đúng chính sách đã được duyệt.

Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể theo từng giai đoạn, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện việc bán các sản phẩm, dịch vụ theo đúng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Tìm kiếm, kết nối và phát triển mạng lưới khách hàng mục tiêu cho công ty. Duy trì và chăm sóc các khách hàng hiện tại của công ty theo đúng chính sách đã đặt ra.

Tìm kiếm đối tác thích hợp để kêu gọi đầu tư, góp vốn hoặc là tiến hành liên doanh, liên kết để thực hiện theo kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh của công ty.

Tiến hành thu thập và quản lý một cách khoa học, hiệu quả các thông tin và hồ sơ của khách hàng, đảm bảo tuân theo đúng quy định của công ty.

• Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng.

Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ, để có căn cứ ký hợp đồng với khách hàng.

Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác. Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng.

Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể.

Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm.

Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới.

Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.

• Tư vấn tài chính và phát triển sản phẩm học hành chính nhân sự

Tiến hành các hoạt động tư vấn tài chính, bao gồm dòng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, công nghệ thông tin, quản trị cũng như các vấn đề tài chính khác.

Định kỳ cần thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin ngành, nhu cầu thị trường để tư vấn cho Ban Giám đốc định hướng phát triển, xác định vị thế trên thị trường, định vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Định kỳ thực hiện việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của các sản phẩm, dịch vụ hiện có. Từ đó tìm ra biện pháp cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Tiến hành nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.

Xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Tham gia vào nhóm nghiên cứu và phát triển sản phẩm của công ty. Có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả đạt được.

4. Chức năng và nhiệm vụ Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự/ Quản trị nhân sự

Nếu nói phòng kinh doanh là nơi đem tiền về cho doanh nghiệp, phòng kế toán quản lý dòng tiền trong và ngoài doanh nghiệp thì phòng tổ chức hành chính nhân sự sẽ khác biệt hơn, kết quả lao động phòng này mang lại là những giá trị hữu hình không định lượng được. Bởi những đặc thù công việc của phòng này, cụ thể bản mô tả công việc phòng này sẽ thể hiện những đặc điểm sau.

Chức năng:

• Chức năng tuyển dụng: tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp để thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn đạt được thành công cần biết cách tận dụng tối đa hiệu quả từ các nguồn lực, trong đó quan trọng nhất là nguồn lực nhân sự. Đảm bảo đủ số lượng nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động. Hơn nữa còn phải đảm bảo chất lượng của đội ngũ nhân sự, vì điều này sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Ngày nay thị trường luôn biến động không ngừng, cách duy nhất giúp doanh nghiệp duy trì vị thế của mình là luôn có các chiến lược kinh doanh xuất sắc, mà điều này lại phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ nhân sự. Chính vì vậy, phòng nhân sự cần thực hiện tốt chức năng tuyển dụng để có một đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

• Chức năng đào tạo: Ngoài việc hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp, phòng nhân sự còn tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn cho nhân viên nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc.

Tùy thuộc vào yêu cầu và quy định về hoạt động đào tạo của công ty mà phòng nhân sự sẽ xác định nhu cầu, xây dựng và quyết định chương trình đào tạo cụ thể. Đó có thể là chương trình đào tạo cho nhân viên mới, giúp họ làm quen với công việc hoặc là chương trình đào tạo dành cho các nhân viên đang làm việc tại công ty để nâng cao năng lực và trình độ của họ.

• Chức năng quản lý: Phòng nhân sự sẽ xây dựng một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để quản lý công việc của toàn bộ nhân sự trong công ty. Định kỳ tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên công ty, đưa ra các quyết định khen thưởng để thúc đẩy tinh thần làm việc của họ.

Đồng thời xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tốt để thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó còn đưa ra các biện pháp hiệu quả để xử lý các mâu thuẫn phát sinh giữa đội ngũ nhân viên với nhau và giữa nhân viên với Ban lãnh đạo công ty.

• Chức năng truyền thông: Phòng nhân sự cần nắm bắt các thông tin, quy định về nhân sự trong công ty và kịp thời truyền tải các thông tin đó đến toàn thể nhân viên của công ty. Các thông tin này có thể là thông tin về luật lao động, các văn bản pháp luật, quy định về lao động của nhà nước hay các quy định, thông báo trong nội bộ công ty

Nhiệm vụ:

• Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty

Khi có thêm nhân sự mới gia nhập vào công ty, phòng nhân sự có nhiệm vụ chủ động cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự đó vào hệ thống của công ty. Điều này nhằm phục vụ cho công tác quản lý, phân công, sắp xếp công việc được thuận lợi. Đồng thời, toàn bộ hồ sơ của nhân viên cũng cần được lưu trữ, cập nhật theo các mẫu biểu theo đúng quy trình quản lý của công ty.

• Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty

Nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng nhân sự là lập kế hoạch và xây dựng chiến lược nhằm thu hút nhân tài cho doanh nghiệp. Các nhân viên nhân sự sẽ phối hợp các bộ phận khác trong công ty để xác định nhu cầu tuyển dụng, thiết kế bảng mô tả công việc cho từng vị trí nhân viên, từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp nhất.

Phòng nhân sự sẽ kết hợp với các bộ phận khác tổ chức quá trình tuyển dụng, chịu trách nhiệm tham vấn và giám sát toàn bộ quá trình tuyển dụng.

• Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển là việc tạo cho nhân viên cơ hội học tập để cải thiện và nâng cao năng lực nhằm thực hiện vai trò và nhiệm vụ của họ tốt hơn. Đồng thời giúp họ phát triển trình độ và kỹ năng để thực hiện các công việc phức tạp hơn trong tương lai.

Mục tiêu của hoạt động đào tạo là nhằm đáp ứng các nhu cầu công việc trước mắt của doanh nghiệp. Trong khi đó phát triển nguồn nhân lực hướng tới các công việc trong hiện tại và tương lai, mục tiêu nhằm đáp ứng các nhu cầu trong dài hạn của doanh nghiệp.

• Duy trì và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực

Phòng nhân sự sẽ phối hợp với các bộ phận khác trong việc tiến hành việc triển khai, sắp xếp điều động nhân sự sao cho hợp lý để hoàn thành các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đồng thời còn hướng dẫn, phổ biến các chính sách nhân sự cho các bộ phận và nhân viên trong công ty, chịu trách trách nhiệm kiểm soát, đôn đốc mọi người thực hiện.

Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương, thiết lập và xây dựng các chính sách khen thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đánh giá năng lực nhân viên phù hợp và hiệu quả để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Ban hành các văn bản, quy định cũng như bổ sung các vấn đề khác nhằm đảm bảo công ty tuân thủ đúng các quy định của nhà nước về luật lao động.

Tất cả các việc trên nhằm hướng đến việc duy trì và quản lý nguồn nhân lực sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Từ đó đem lại thành công và phát triển dài hạn cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Học Quản trị nhân sự ở đâu tốt nhất tại Hà Nội và TPHCM

 

Trên đây là những tóm tắt về bản mô tả công việc cơ bản của 03 phòng ban chính trong doanh nghiệp. Tùy theo lĩnh vực hoạt động kinh tế mà mỗi tổ chức doanh nghiệp sẽ có phát sinh thêm những nhiệm vụ đặc trưng khác phù hợp đáp ứng việc thực hiện công việc.

source https://giadinhhr.com/ban-mo-ta-cong-viec-mot-so-phong-ban-trong-to-chuc/